Información general de la asignación de costos

La asignación de costos atribuye gastos a segmentos de costos particulares, como ''proyectos'' o ''ubicaciones de tiendas'' que contienen códigos de asignación de costos específicos (como “1001 Proyecto ABC” o “101 Tienda de San Francisco”). Los empleados pueden ingresar asignaciones de costos cuando agregan o editan elementos del informe de gastos (para obtener más detalles, consulte Asignar un costo a un elemento informe de gastos).

La asignación de costos brinda a los administradores la siguiente información:

Códigos de asignación de costos: Muchos negocios ya utilizan códigos de asignación de costos (como ''1001'') para representar centros de costos específicos en la empresa. Como administrador, usted puede ingresar estos códigos en un segmento de costos junto con etiquetas que los identifiquen (por ejemplo: ''1001 Proyecto ABCD''), a fin de que los empleados puedan asignarlos a elementos en un informe de gastos. El administrador debe incluir una etiqueta para que los empleados puedan reconocer el código y seleccionarlo de la lista.

Segmentos de costos activos: Como administrador, usted puede establecer la cantidad de segmentos de costos que desee. También puede designar segmentos de costos como activos (que están en uso) o inactivos (que no están en uso).

Lista validada de códigos de asignación de costos: Como administrador, usted puede configurar una lista validada de códigos de asignación de costos para cada segmento de costos, a fin de que el empleado pueda elegir desde una lista de valores válidos. Por ejemplo, si una empresa asigna costos según las ubicaciones de la tienda, usted puede agregar el nombre y código de cada tienda para que el empleado pueda seleccionar diferentes ubicaciones de tiendas y realizar la asignación de gastos por tienda.

Lista dinámica de códigos de asignación de costos: Como administrador, usted puede configurar una lista dinámica de códigos de asignación de costos para el segmento de costos, a fin de que los empleados puedan seleccionar desde una lista de valores o agregar un nuevo valor. Por ejemplo, una empresa que asigna costos según el proyecto puede establecer una lista dinámica de proyectos y los empleados pueden agregar nuevos proyectos según sea necesario. Si el empleado ingresa un nuevo valor (como un nuevo proyecto), este valor se activa para que otros usuarios puedan seleccionarlo.

Aprobadores de asignación de costos: Las empresas pueden controlar los gastos por proyecto o mediante alguna otra asignación de costos específica designando aprobadores que deben aprobar los informes de gastos que hacen referencia al proyecto o a otra asignación de costos específica. 

Configuración de segmentos de costos

Para configurar una asignación de costos, haga clic en el enlace Asignación de costos que se encuentra en la columna izquierda de la página Servicios | Gastos. La sección Asignación de costos de la página muestra un único segmento de costos inactivo denominado Proyecto. Debajo del segmento de costos, hay una lista vacía de códigos de asignación de costos (proyectos) para el segmento de costo Proyecto.

Agregar o editar un segmento de costos

Puede utilizar el segmento de costos Proyecto para obtener códigos de asignación de costos editándolo o puede agregar un nuevo segmento de costos:

• Para editar el segmento de costos Proyecto, haga clic en el nombre del segmento (Proyecto) y luego haga clic en el enlace Editar a la derecha de la página para ese segmento de costos. Aparecerá el cuadro de diálogo Editar segmento de costos, y podrá cambiar las opciones más abajo.
• Para agregar un nuevo segmento de costos, haga clic en el botón Agregar un nuevo segmento, que se encuentra debajo de la casilla de selección en la sección Segmentos de costos de la página. Aparecerá el cuadro de diálogo Nuevo segmento de costos, y podrá configurar las opciones más abajo.

En los cuadros de diálogo Editar segmento de costos o Nuevo segmento de costos, siga estos pasos:

1. Establezca un vínculo con Perfil y Nombre: Haga clic en la casilla Vincular a Perfil para vincular el segmento de costos con un campo de perfil. Posteriormente podrá elegir el campo de perfil, como Departamento o Centro de costos, desde el menú desplegable Nombre. Si no marca esta casilla, podrá ingresar un nombre para el segmento de costos en el campo Nombre.
2. Descripción: Ingrese una descripción para este segmento de costos.
3. Subsegmento de (opcional): Elija un segmento de costos matriz para este segmento de costos desde el menú desplegable (debe haber creado previamente el segmento matriz; consulte la sección "Configuración de un segmento de costos matriz y un subsegmento" en este tema).
4. Entradas agregadas por: Esta opción define si los empleados pueden agregar entradas al segmento de costos. Si está definiendo un subsegmento, esta opción coincide con la configuración del segmento matriz y aparece en color gris. Para un segmento de costos matriz, elija una de las siguientes opciones:
   • Administrador: Configure una lista de entradas validada (códigos de asignación de costos) para este segmento que solo usted (un administrador) pueda modificar.
   • Administrador y empleados: Configure una lista dinámica que muestre las entradas pero que también permita a los empleados agregar más entradas.
5. Obligatorio: Marque esta opción para que los usuarios deban especificar un código de asignación de costos para este segmento de costos en cada gasto que ingresen.
   • Si está marcada la opción Obligatorio, el segmento de costos es obligatorio y el empleado debe elegir un código de asignación de costos para cada elemento en este segmento de costos. Si la opción Obligatorio está marcada, también podrá elegir:
     • Informe y transacción: Haga clic en este botón de selección para establecer como obligatorio el segmento de costos tanto en el nivel del informe como en el de la transacción. En el nivel del informe, la asignación de costos seleccionada se aplica a todos los elementos del informe.
     • Solo transacción: Haga clic en este botón de selección para establecer como obligatorio el segmento de costos únicamente en el nivel de la transacción. El remitente puede elegir diferentes asignaciones de costos para estos segmentos de costos en cada elemento del informe de gastos.
   • Si la opción Obligatorio no está marcada, el segmento de costos es opcional y puede quedar en blanco en los elementos del informe de gastos cuando se envía el informe.
     Nota: Si está definiendo un subsegmento, esta opción coincide con la configuración del segmento matriz y aparece en color gris.
     Consejo: Si un elemento del informe de gastos no es un gasto de la empresa, el empleado no necesita asignar el costo, independientemente de si la opción está marcada. La sección de asignación de costos no aparece para los elementos que no son gastos de la empresa.
6. Activo: Haga clic en la casilla para activar el segmento, de lo contrario el segmento está inactivo. Desmarque esta opción para desactivar el segmento. Si un segmento está inactivo, los empleados no pueden usarlo para la asignación de costos. Si un segmento de costos matriz está configurado como inactivo, los subsegmentos también se configuran como inactivos.
7. Haga clic en el botón Guardar para guardar los cambios en el segmento de costos.

Configuración de un segmento de costos matriz y un subsegmento

Además, usted puede crear un segmento de costos con subsegmentos. Por ejemplo, puede crear un segmento de costos denominado ''Cliente'' para clientes con un subsegmento denominado ''Proyectos'' para proyectos. Primero, agregue el segmento de costos matriz (Cliente). Luego, agregue el segmento Proyecto y seleccione el segmento matriz desde el menú desplegable Subsegmento en el diálogo Agregar segmento de costos o Editar segmento de costos.

Cómo agregar códigos de asignación de costos para cada segmento

Para agregar códigos de asignación de costos a un segmento de costos —por ejemplo, proyectos al segmento de costos Proyecto, o ubicaciones de tiendas al segmento Ubicación de tiendas—, siga estos pasos:

1. Seleccione el segmento de costos de la casilla Segmento de costos (o desde el menú desplegable, si la sección de segmento de costos está oculta).
2. Haga clic en el botón Agregar nuevo en la sección Lista. Aparecerá un área nueva en la sección Lista para agregar nuevas entradas al segmento.
3. Escriba el nombre en el campo Nombre y una descripción en el campo Descripción.
4. Ingrese un código utilizado con fines contables en el campo Código, y cualquier otro dato de identificación que considere necesario (por ejemplo, el número de identificación del sistema de nóminas) en el campo Identificaciones externas.
5. Escoja al aprobador para este código de asignación de costos desde el menú desplegable Aprobador. Esta designación determina el aprobador de la asignación de costos. Diríjase a la sección "Designar aprobadores para asignaciones de costos" en este tema para obtener más detalles sobre aprobadores de asignaciones de costos.
6. Haga clic en la casilla Activo para activar el código de asignación de costos.
7. Haga clic en Guardar para guardar los cambios.

Para editar un código de asignación de costos (por ejemplo, un proyecto en el segmento de costos Proyecto), haga clic en el botón Editar, que aparece en la columna derecha de la lista de códigos de asignación de costos. Los campos aparecen como se muestra más arriba para un nuevo código de asignación de costos. Si la casilla Activo no está marcada, la entrada está inactiva y no aparece en la lista de códigos de asignación de costos.

Nota: Si una transacción de un informe de gastos no enviado o denegado se asignó a un código que ha sido desactivado, la transacción vuelve a estar sin asignar y el empleado puede volver a asignarla a un código activo. Si el segmento de costos es obligatorio, el empleado debe seleccionar un código de asignación de costos diferente antes de enviar el informe de gastos. Las transacciones en los informes de gastos que ya han sido enviados no se modifican si un segmento de costos o código de asignación de costos está desactivado. La asignación fijada sigue apareciendo en todas las vistas del informe de gastos y en las exportaciones.

Si está agregando códigos de asignación de costos como proyectos a un subsegmento como Proyecto (subsegmento del segmento matriz Cliente), usted debe especificar con cada proyecto el cliente al que debe ser asignado. Si usted asigna el segmento matriz a los códigos de asignación de costos del subsegmento, los empleados que asignen un gasto deben primero seleccionar el segmento matriz (el cliente) y luego el subsegmento (el proyecto).

Designar aprobadores para asignaciones de costos

Si usted escogió un aprobador para un código de asignación de costos desde el menú desplegable Aprobador, como se describe en la sección anterior (paso 5), cada informe de gastos enviado que haga referencia a la asignación de costos deberá ser aprobado por el aprobador de asignación de costos además de por el aprobador del remitente. Cuando un remitente le asigna un código de asignación de costos a un elemento del informe de gastos y luego envía el informe de gastos, se envía una notificación al aprobador de la asignación de costos, quien debe aprobar el elemento del informe de gastos antes de que dicho informe pueda ser dirigido al aprobador del remitente.

Si en un informe de gastos el remitente selecciona más de una asignación de costos, y cada una tiene un aprobador, el informe de gastos es dirigido en paralelo a los aprobadores para esas asignaciones de costos. El informe de gastos debe ser aprobado por todos los aprobadores para ser pagado.

El aprobador de la asignación de costos solo puede aprobar o rechazar el informe, no puede realizar ajustes. El rechazo de un informe genera que sea necesaria una revisión por parte de todos los aprobadores para que pueda volver a enviarse.

Nota: Si el aprobador de la asignación de costos es el mismo que el aprobador del usuario, solo deberá aprobar o rechazar el informe una vez y se agregarán al historial dos registros: uno como del aprobador del remitente y el otro como del aprobador de la asignación de costos.

Carga de códigos de asignación de costos para cada segmento

Para cargar los códigos del segmento de costos para un segmento definido (como ''Proyecto Júpiter'' o ''Proyecto Marte'' para ''proyecto''), siga estos pasos:

1. Seleccione el segmento de costos (por ejemplo, Proyecto).
2. Descargue o exporte la plantilla que debe cargar:
   • Si no tiene otros códigos de asignación de costos asignados, comience por descargar la plantilla (cost_allocation_upload_template.csv).
   • Si ya tiene asignaciones de costos asignados, puede hacer clic en el botón Exportar en la esquina superior derecha para exportar sus valores actuales de asignación de costos a una hoja de cálculo y luego utilizar la hoja de cálculo como plantilla.
3. Guarde una nueva versión de la hoja exportada y edite la nueva hoja con un software como Microsoft Excel. No cambie los nombres de los encabezados (para obtener más detalles, consulte la siguiente tabla).
4. Guarde el archivo como un archivo de valores separados por comas (CSV).
5. Para cargar el archivo, haga clic en Cargar asignaciones masivas.

Advertencia:

En cada segmento de costos usted puede buscar códigos de asignación de costos específicos o filtrar la lista para mostrar únicamente una selección filtrada de códigos de asignación de costos. Para ver el campo de búsqueda, haga clic en el botón Filtrar que se encuentra en la esquina superior derecha arriba de la lista.

Si definió el segmento de costos como un subsegmento (por ejemplo, Proyecto como subsegmento de Cliente), el segmento matriz aparece con un menú desplegable para que usted pueda filtrar los resultados según el segmento.