Configuración de políticas de gasto y comprobantes
Como administrador, usted puede configurar políticas de gastos y comprobantes para guiar y controlar los gastos de los empleados. Las políticas avisan a sus empleados si los elementos del informe de gastos alcanzan los límites de gastos que usted define, o si los elementos requieren comprobantes.
Para configurar políticas de gastos y comprobantes, haga clic en el enlace Políticas de gastos y comprobantes que se encuentra en la columna izquierda de la página Servicios | Gastos.
Se abre la página Políticas de gastos y comprobantes con una lista de políticas de gastos activas, como Comidas con un límite de una cantidad diaria por elemento. También se proporciona la política de todos los comprobantes.
Junto a la etiqueta ''Mostrar'', usted puede hacer clic en las pestañas Todas, Activas, o Inactivas para ver todas las políticas, solo las políticas activas, o solo las políticas inactivas.
Modificación de políticas de gastos existentes
La página Gastos brinda distintas políticas de gastos típicas que aparecen en la lista con el Tipo de política Gasto. Para modificar una política de gasto, haga clic en el enlace Ver que se encuentra en la columna derecha de la política. Luego, puede hacer clic en el botón Editar para editar la información de la política.
- Gasto: La política rige a un tipo de gasto específico. Las políticas proporcionadas fijan el tipo de gasto. Si usted crea una nueva política, puede usar el menú desplegable Tipo de gasto para seleccionar un tipo de gasto (consulte "Creación de una nueva política de gastos" a continuación).
- Aplicar límites por: Decida cómo se aplicará el límite: Haga clic en el botón de opción para Cantidad o Número de ocurrencias.
- Cantidad máxima de la política: Fija la cantidad máxima de la política por elemento o número de ocurrencias. Si habilita el rastreo de participantes para este tipo de gasto (para obtener detalles, consulte Configuración de los tipos de gasto), puede hacer clic en la opción Aplicar el máximo de la política por participante para aplicar el máximo de la política a cada participante.
- Si se excede el máximo: Decida qué hacer si se viola la política: Haga clic en Impedir envío para evitar que el empleado envíe el informe de gastos, o bien en Permitir envío para permitir que el empleado envíe el informe de todas maneras.
- Mostrar al empleado este mensaje: Este mensaje le aparece a un empleado si su informe incluye un elemento que viola esta política. Para personalizar este mensaje, haga clic en Personalizar mensaje.
- Advertir a los empleados si están acercándose al límite: Marque esta casilla si desea advertir a los empleados cuando se están acercando al límite para esta política.
- Activa: Esta opción ya debería estar marcada. Desmarque esta casilla si desea que la política esté inactiva.
Haga clic en Guardar para guardar sus cambios.
Creación de una nueva política de gastos
La página Gastos proporciona la mayoría de las políticas de gastos estándar que una empresa puede usar, pero usted puede crear más políticas. Para crear una política de gastos, haga clic en el botón Crear política de gastos que se encuentra sobre la lista de políticas.
Usted puede seleccionar el tipo de gasto para esta política en el menú desplegable Tipo de gasto.
Realice las demás selecciones como se indica más arriba (en "Modificación de políticas de gastos existentes") y haga clic en Guardar o Guardar y crear otra.
Modificación de políticas de comprobantes existentes
La página Gastos muestra las políticas de comprobantes en la lista con el Tipo de política Comprobante. Para modificar una política de comprobante, haga clic en el enlace Ver que se encuentra en la columna derecha de la política. Luego, puede hacer clic en el botón Editar para editar la información de la política.
- Tipo de gasto: La política rige a un tipo de gasto específico. Las políticas proporcionadas fijan el tipo de gasto. Si usted crea una nueva política, puede usar el menú desplegable Tipo de gasto para seleccionar un tipo de gasto (consulte "Creación de una nueva política de comprobantes" a continuación).
- Requiere comprobante: Decida si se requiere un comprobante: Haga clic en el botón de opción para Siempre, Nunca, o Solo cuando la cantidad supera el límite.
- Si requiere comprobante pero no está adjuntado: Decide qué hacer si se requiere un comprobante pero no está ajuntado: Haga clic en Impedir envío para evitar que el empleado envíe el informe de gastos, o bien en Permitir envío (para comprobantes en papel) para permitir que el empleado envíe el informe con comprobantes en papel.
- Mostrar al empleado este mensaje: Este mensaje le aparece a un empleado si su informe incluye un elemento que viola esta política. Para personalizar este mensaje, haga clic en Personalizar mensaje.
- Activa: Esta opción ya debería estar marcada. Desmarque esta casilla si desea que la política esté inactiva.
Haga clic en Guardar para guardar sus cambios.
Creación de una nueva política de comprobantes
La página Gastos proporciona la mayoría de las políticas de comprobantes estándar que una empresa puede usar, pero usted puede crear más políticas. Para crear una política de comprobantes, haga clic en el botón Creación de política de comprobantes que se encuentra sobre la lista de políticas.
Usted puede seleccionar el tipo de gasto para esta política en el menú desplegable Tipo de gasto.
Realice las demás selecciones como se indica más arriba (en "Modificación de políticas de comprobantes existentes") y haga clic en Guardar o Guardar y crear otra.