Asignar un costo a un elemento informe de gastos

La asignación de costos permite llevar un seguimiento de los costos de manera más eficiente porque asigna costos de forma precisa a áreas específicas dentro de una organización, por ejemplo, proyectos de clientes o ubicaciones de tiendas.

Puede asignar el costo de un solo elemento (o transacción desglosada), o asignar el costo de varios elementos o todo un informe de gastos, a fin de atribuir gastos a segmentos de costos específicos con códigos de asignación específicos (por ejemplo, “1001 Proyecto ABC” o “101 Tienda de San Francisco”). También puede dividir la asignación para un elemento por monto (en una determinada moneda) o por porcentaje en más de un segmento de costos.

Asignación de costos para cada elemento

Si su administrador habilitó la asignación de costos, usted puede hacer clic en el botón Asignar , que aparece entre los botones Desglosar y Guardar, para cambiar la asignación de costos de un elemento. Aparecerá el cuadro de diálogo Asignar costo, y los segmentos de costos aparecerán como subtítulos. Puede empezar a ingresar el código de asignación de costos para un segmento de costos y elegir una de las sugerencias de autocompletado que aparecen, incluidos los códigos de asignación de costos usados recientemente.

Si su administrador configura dos segmentos de costos, aparecerán ambos segmentos, y usted podrá elegir un código de asignación de costos en cualquier segmento y orden. Si el segmento de costos es un subsegmento de otro segmento de costos (por ejemplo, un segmento de nombre Proyecto que sea un subsegmento de División Corporativa), usted puede seleccionar un código de asignación de costos matriz (División Corporativa), y luego el menú desplegable del subsegmento (Proyecto) mostrará solo los códigos de asignación de costos que correspondan al segmento de costos matriz. Si primero selecciona un código de asignación de costos para el subsegmento, la selección del segmento matriz se completará automáticamente con la matriz adecuada.

Guarde los cambios haciendo clic en el botón Guardar. Puede guardar sus asignaciones de costos aunque no estén completas, y completarlas más tarde.

Dividir la asignación de costos por elemento

Usted puede dividir la asignación de un elemento por monto (en una determinada moneda) o por porcentaje en más de un segmento de costos. Por ejemplo, si ofrece una cena corporativa para varios departamentos, puede dividir el costo del evento para asignar costos a cada departamento. Si visitó varios clientes con motivo de varios proyectos, puede dividir el monto del viaje para asignar costos para cada cliente y cada proyecto.

Para agregar otra asignación de costos, haga clic en el ícono "Copiar esta asignación", que se encuentra junto al monto en el lateral derecho.

Aparecerá otra fila de asignación de costos, y luego usted podrá editar la segunda fila. También puede hacer clic en el ícono "Eliminar esta asignación" para eliminar una fila.

Para dividir la asignación de costos, edite el campo de porcentaje o el de monto. A medida que edita un campo, el otro se calculará automáticamente. Los montos que no estén asignados o que esté sobreasignados se calculan automáticamente.

Guarde los cambios haciendo clic en el botón Guardar. Puede guardar sus asignaciones de costos aunque no estén completas, y completarlas más tarde.

Asignación de costos para elementos desglosados

También puede asignar gastos desglosados. Luego de guardar un elemento desglosado (diríjase a Desglose de un elemento del informe de gastos para obtener más información), haga clic en el elemento desglosado en el informe de gastos. Luego podrá hacer clic en el botón Asignar, que aparece entre los botones Desglosar y Guardar, para cambiar la asignación de costos de un elemento. Aparecerá el cuadro de diálogo Asignar costo, y usted podrá seleccionar un código de asignación de costos para cada segmento de costos, y dividir la asignación de costos si es necesario, como se indica en la sección anterior.

Cómo asignar costos a varios elementos o a un informe completo

Usted puede asignar costos a varios elementos o a un informe completo de una sola vez. Por ejemplo, si tiene un informe de gastos de 30 elementos, puede seleccionar rápidamente todos los elementos marcando la casilla que aparece en la parte superior de la lista de elementos o seleccionar varios elementos marcando la casilla de cada uno y luego elegir la opción Asignar costos del menú Más acciones. Se abre el diálogo Asignar costos para asignar los costos a todos los elementos seleccionados.

Consejo: La lista de códigos de asignación de costos para un segmento de costos puede ser muy larga. Para encontrar rápidamente un código de asignación de costos específico, comience a escribir la etiqueta o código y el sistema le sugerirá las coincidencias. Luego, puede seleccionar la sugerencia. También puede navegar hacia arriba o hacia abajo en la lista de códigos de asignación de costos utilizando las teclas de flecha de su teclado.