Agregado y edición de elementos a un informe de gastos
Video - Creación de transacciones manualmente (Inglés): Video - Creating Transactions Manually
Video - Creación de transacciones a partir de comprobantes (Inglés): Video - Creating Transactions From Receipts
Video - Eliminación de transacciones de los informes de gastos (Inglés): Video - Removing Transactions from Expense Reports
Puede agregar elementos a su informe de gastos a través de cualquiera de estos métodos:
- Seleccionar las transacciones o los comprobantes sin adjuntar en el monedero digital y elegir el informe de gastos en el menú desplegable Agregar a informe. Consulte Uso del Monedero digital para más información.
- Arrastrar las transacciones o los comprobantes sin adjuntar desde el monedero digital a un ícono de informe de gastos. Consulte Uso del Monedero digital para más información.
- Hacer clic en el botón Crear transacción en la pestaña Transacciones del informe de gastos.
Casi siempre debe modificar el elemento, incluso uno que haya arrastrado desde el monedero digital. Los elementos que deben corregirse se resaltan en color rojo. Haga clic en el elemento para editarlo.
Después de hacer clic en Crear la transacción, o después de hacer clic en un elemento que se debe corregir o editar, se abren los campos para ese elemento:
- Fecha: Haga clic en el ícono de calendario para ingresar la fecha que usa el calendario.
- Descripción: Se requiere una descripción.
- Importe: Ingrese el importe. Puede elegir un tipo de moneda diferente del menú desplegable de moneda.
- Pagado con: Use el menú desplegable Pagado con para seleccionar cómo se pagó la transacción.
- Tipo: Seleccione el tipo de gasto desde el menú desplegable Tipo.
- Propósito de negocios (opcional): Ingrese una descripción del propósito de negocios.
Haga clic en el enlace Adjuntar comprobante para adjuntar un comprobante para este elemento. Consulte Adjuntar un comprobante a un elemento de un informe de gastos.
Algunos tipos de gastos incluyen campos especiales (como Número de días y Participantes), campos personalizados y campos de asignación:
- Número de días: Algunos tipos de gastos, como Hotel y Comidas, incluyen la cantidad de días. Ingrese el número y Gasto calculará automáticamente el monto por día para que coincida con las políticas.
- Gasto facturable: Haga clic en esta opción si se puede facturar el gasto a otra parte.
- Participantes: Si el tipo de gasto incluye el rastreo de participantes, aparecerá el campo Participantes.
- Comience a escribir un nombre o el nombre de la empresa y aparecerán sugerencias. Haga clic en un participante sugerido o en Agregar nuevo participante para agregar un participante a su libreta de direcciones personal.
- Después de agregar participantes, puede hacer clic en Editar para cambiar un participante o en X para eliminar un participante. O bien, puede hacer clic en Buscar y Agregar participante para agregar más participantes. Gasto calculará automáticamente el monto por participante.
- Asignación: Para obtener detalles sobre el uso de campos de asignación, consulte Asignar un costo a un elemento informe de gastos."
Después de ingresar la información, haga clic en el botón Guardar para guardar el elemento. Si creó el elemento haciendo clic en Crear transacción, aparece el botón Guardar y agregar otro para poder guardar el elemento y comenzar el siguiente con un clic.
Advertencia: Si el elemento infringe la política de la empresa (según la configuración de su administrador), aparecerá un símbolo cancelado rojo en la columna Política de la lista de elementos, al igual que un mensaje resaltado en rojo en la parte superior del informe de gastos, que especificará el motivo por el que el elemento infringe la política. Por ejemplo, es posible que el importe de un hotel exceda los límites de la empresa para las tarifas diarias, o es posible que el gasto requiera que se adjunte un comprobante.