Creación de un informe de gastos
Video - Creación de informes de gastos (Inglés): Video - Creating Expense Reports
Video - Creación de informes de gastos a partir de comprobantes o transacciones (Inglés): Video - Creating Expense Reports from Receipts or Transactions
Para su comodidad, la opción Gastos ofrece tres formas diferentes de iniciar un informe de gastos:
- Inicie desde las transacciones en el Monedero digital. Seleccione las transacciones en la pestaña Transacciones del monedero digital, y hacer clic en el botón Agregar a nuevo informe o arrástrelas al ícono Crear nuevo informe. Consulte Uso del Monedero digital para más información.
- Inicie desde los comprobantes sin adjuntar en el Monedero digital. Seleccione las imágenes en miniatura de los comprobantes en la pestaña Comprobantes sin adjuntar del monedero digital, y haga clic en el botón Agregar a nuevo informe o arrástrelas al ícono Crear nuevo informe. Consulte Uso del Monedero digital para más información.
- Cree el informe bajo la pestaña Mis informes. Si está visualizando el Monedero digital, haga clic en la pestaña Mis informes. Luego puede hacer clic en el ícono Crear nuevo informe ubicado del lado izquierdo de la sección Mis informes en la pantalla de Gastos.
Después de iniciar un nuevo informe, aparece el diálogo Crear nuevo informe. Siga estos pasos:
- Siga estos pasos: Esto identifica el informe de gastos en una lista de informes.
- Ingrese el Propósito (opcional). El aprobador del informe de gastos utiliza este campo para determinar el propósito del gasto.
- Escoja el formato de moneda para los montos de este informe de gastos desde el menú desplegable "Moneda predeterminada".
Consejo: El sistema utiliza la moneda que usted escogió para su perfil (como se indica en Configuración regional), a menos que la cambie aquí. Si la moneda difiere de la moneda utilizada en su empresa, los montos totales de los informes aparecerán en ambas monedas. - Si su sitio permite ingresar un anticipo de efectivo y usted lo recibió:
- Haga clic en el ícono del calendario correspondiente a Fecha de anticipo de efectivo y seleccione una fecha, o ingrese una fecha.
- Ingrese el monto del anticipo en el campo Anticipo de efectivo.
- (Opcional). Si los segmentos de asignación de costos fueron configurados para su sitio (por ejemplo, "Cliente" y "Proyecto" en la figura que aparece más arriba), podrá elegir las asignaciones de costos predeterminadas para todo el informe de gastos al empezar a ingresar la asignación de costos. Para que la selección sea fácil, aparecerán sugerencias. Consejo: Posteriormente podrá cambiar las asignaciones de costos para cualquier elemento del informe. Si no escoge las asignaciones de costos predeterminadas, de todos modos podrá elegir las asignaciones de costos a medida que cree cada elemento del informe o establecer asignaciones de costos para todos los elementos de una sola vez. Diríjase a Asignar costo para una partida del informe de gastos para obtener más información.
- Haga clic en el botón Crear informe.
Aparece la pantalla de Informe de gastos con información ubicada en la parte superior y las pestañas Transacciones, Detalles e Historial en la parte inferior. La pestaña Detalles muestra el nombre del informe de gastos y el propósito ingresado al crear el informe; se puede editar esta información y hacer clic en Guardar para guardarla. La pestaña Historial muestra la fecha y descripción de cada elemento del informe de gastos creado, presentado, denegado, ajustado, aprobado y pagado.
Este informe está vacío hasta que se agregan elementos. Vea los siguientes:
Agregado y edición de elementos a un informe de gastos
Adjuntar un comprobante a un elemento de un informe de gastos
Eliminación o modificación de un comprobante de un elemento en el informe de gastos
Desglose de un elemento del informe de gastos
Agregar millaje a un elemento del informe de gastos
Asignar un costo a un elemento informe de gastos
Uso de informes de gastos