Carga de contactos en las libretas de direcciones de la empresa

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Nov 14, 2015
5 min read

Como administrador, puede agregar libretas de direcciones de la empresa en todo el sitio si su sitio se configuró para ofrecer esta función. 

Los contactos de una libreta de direcciones de la empresa están disponibles para todos los usuarios de la empresa (o el sitio) para el rastreo de participantes en Gasto. Los contactos se organizan en libretas de direcciones. Para obtener detalles sobre la configuración de libretas de direcciones de la empresa, consulte Configuración de libretas de direcciones de la empresa.

Seleccione Contactos desde el menú desplegable de la pestaña Empresa para cargar contactos a las libretas de direcciones de la empresa de todo el sitio. Se abre la página Contactos.

Consejo: Si ya escogió Libreta de direcciones del menú Empresa, puede hacer clic en el enlace Contactos en la columna izquierda para acceder a la página Contactos.

Exportar los contactos de su libreta de direcciones

Si ya tiene configurada una libreta de direcciones con contactos, puede exportar dichos contactos en un archivo de valores separados por comas (CSV) a su computadora. Si necesita agregar o eliminar contactos de una libreta de direcciones existente, exporte los contactos de dicha libreta primero.

Desplácese por la página Contactos hasta la sección Exportar contactos de la libreta de direcciones y haga clic en el enlace Exportar contactos de la libreta de direcciones.

Cargar un archivo CSV de contactos

Para cargar contactos en su libreta de direcciones, siga estos pasos:

  1. Exporte su libreta de direcciones actual (como se indica en la sección anterior) o descargue la plantilla para crear una nueva libreta de direcciones: addressbook_contacts_upload_template.csv.
  2. Cree un nuevo archivo de valores separados por comas (CSV) a partir de la plantilla o copie el archivo CSV exportado y modifique la información en el archivo siguiendo el formato de la tabla a continuación.
    Consejo: Para eliminar o desactivar un contacto, ingrese N en el campo Activo para ese contacto.
  3. Al terminar de editar el archivo CSV, guárdelo. 
  4. Haga clic en la pestaña Acceso de admin. (visible solamente para administradores de Gasto) en la parte superior de la página de inicio para abrir el Tablero de acceso de administrador (si no está abierto aún).
  5. Haga clic en la pestaña Empresa, que abre la página de Perfil de la empresa.
  6. Haga clic en el enlace Contactos para mostrar el botón Cargar de la libreta de direcciones de todo el sitio.
  7. Haga clic en el botón Elegir archivo para navegar por sus carpetas y seleccionar el archivo CSV que guardó.
  8. Haga clic en Cargar para cargar el archivo CSV.

Advertencia: No use comas en los valores del campo de datos porque se reservan para ser utilizadas como separadores.

Nota:

  •  En la tabla siguiente, los campos obligatorios están marcados con un asterisco (*).
  •  Si queda vacío algún campo obligatorio, la carga fallará. 

 

 Para ver la tabla, haga clic aquí…

Campo 

Descripción 

Address Book Name / Nombre de la libreta de direcciones*

El nombre de la libreta de direcciones de la empresa que incluirá este contacto. Si el contacto existe, se agregará a la libreta; si no existe, no se importa ningún contacto. Consulte Configuración de libretas de direcciones de la empresa para obtener detalles sobre cómo crear libretas de direcciones de la empresa.

External ID / Identificación externa

Ingrese un valor que identifique el contacto de forma única en su sistema. Puede utilizar la Identificación externa para actualizar la información de contacto de un contacto existente. Si no se especifica, la Identificación externa se generará de forma automática.

Company Name / Nombre de la empresa

(Opcional) El nombre de la empresa del contacto.

Given Name / Nombre de pila* 

El nombre de pila del contacto. Debe ser alfanumérico (admite espacios). La cantidad máxima de caracteres es 35.

Middle Name / Segundo nombre

(Opcional) El segundo nombre del contacto. Debe ser alfanumérico (admite espacios). La cantidad máxima de caracteres es 35.

Surname / Apellido* 

El apellido del contacto. Debe ser alfanumérico (admite espacios). La cantidad máxima de caracteres es 35.

Title / Título

(Opcional) El tratamiento del contacto.

Suffix / Sufijo

(Opcional) El sufijo del contacto. Puede incluir solo uno de los siguientes valores:  

  • Jr.
  • Sr. 
  • II
  • III 
  • IV 
  • Ph.D

Job Title / Cargo

(Opcional) El cargo del contacto. Debe ser alfanumérico (admite espacios). La cantidad máxima de caracteres es 100.

Personal Address Street / Domicilio particular (columnas 1-4)

(Opcional) El domicilio particular del contacto, con tres columnas más para la información adicional de la calle o el apartamento. Todas las entradas deben ser alfanuméricas (admite espacios). La cantidad máxima de caracteres es 35 para cada columna.

Personal Address Locality / Localidad del domicilio particular

(Opcional) La ciudad del contacto. Debe ser alfanumérico (admite espacios). La cantidad máxima de caracteres es 50.

Personal Address Province / Provincia del domicilio particular

(Opcional) La provincia del contacto. Debe ser un nombre de estado/provincia válido o un código de estado/provincia válido. Debe ser alfanumérico (admite espacios). La cantidad máxima de caracteres es 50.

Personal Address Postal Code / Código postal del domicilio particular

(Opcional) El código postal del contacto. Debe ser alfanumérico (admite espacios). La cantidad máxima de caracteres es 25.

Personal Address Country / País del domicilio particular

(Opcional) El país del contacto. Debe ser el código de país ISO de dos letras válido.

Personal Email / Correo electrónico personal

(Opcional) La dirección de correo electrónico del contacto. Debe tener el formato de correo electrónico correspondiente. La cantidad máxima de caracteres es 100.

Personal Phone / Teléfono personal

(Opcional) El teléfono particular del contacto, incluido el código de área. Use valores numéricos solamente; se eliminarán todos los caracteres no numéricos.

  • Cantidad mínima de dígitos: 10
  • Cantidad máxima de dígitos: 50

Personal Mobile Phone / Teléfono móvil personal

(Opcional) El teléfono móvil del contacto, incluido el código de área. Use valores numéricos solamente; se eliminarán todos los caracteres no numéricos.

  • Cantidad mínima de dígitos: 10
  • Cantidad máxima de dígitos: 50

Personal Fax / Fax personal

(Opcional) El número de fax del contacto, incluido el código de área. Use valores numéricos solamente; se eliminarán todos los caracteres no numéricos.

  • Cantidad mínima de dígitos: 10
  • Cantidad máxima de dígitos: 50

Work Address Street / Domicilio laboral (columnas 1-4)

(Opcional) El domicilio laboral del contacto, con tres columnas más para la información adicional de la calle, oficina o apartado postal. Todas las entradas deben ser alfanuméricas (admite espacios). La cantidad máxima de caracteres es 35 para cada columna.

Work Address Locality / Localidad del domicilio laboral

(Opcional) La ciudad del domicilio laboral del contacto. Debe ser alfanumérico (admite espacios). La cantidad máxima de caracteres es 50.

Work Address Province / Provincia del domicilio laboral

(Opcional) La provincia del domicilio laboral del contacto. Debe ser un nombre de estado/provincia válido o un código de estado/provincia válido. Debe ser alfanumérico (admite espacios). La cantidad máxima de caracteres es 50.

Work Address Postal Code / Código postal del domicilio laboral

(Opcional) El código postal laboral del contacto. Debe ser alfanumérico (admite espacios). La cantidad máxima de caracteres es 25.

Work Address Country / País del domicilio laboral

(Opcional) El código de país donde trabaja el contacto. Debe ser el código de país ISO de dos letras válido.

Work Email / Correo electrónico de trabajo

(Opcional) La dirección de correo electrónico laboral del contacto. Debe tener el formato de correo electrónico correspondiente. La cantidad máxima de caracteres es 100.

Work Phone / Teléfono de trabajo

(Opcional) El número de teléfono laboral del contacto, incluido el código de área. Use valores numéricos solamente; se eliminarán todos los caracteres no numéricos.

  • Cantidad mínima de dígitos: 10
  • Cantidad máxima de dígitos: 50

Work Mobile Phone / Teléfono móvil de trabajo

(Opcional) El número de teléfono móvil laboral del contacto, incluido el código de área. Use valores numéricos solamente; se eliminarán todos los caracteres no numéricos.

  • Cantidad mínima de dígitos: 10
  • Cantidad máxima de dígitos: 50

Work Fax / Fax de trabajo

(Opcional) El número de fax laboral del contacto, incluido el código de área. Use valores numéricos solamente; se eliminarán todos los caracteres no numéricos.

  • Cantidad mínima de dígitos: 10
  • Cantidad máxima de dígitos: 50

Active / Activo

Ingrese “S” para activar el contacto o “N” para desactivarlo. Si no hay especificaciones, el valor predeterminado es "Y".