Trouver les rapports de dépenses des employés

En tant qu'approbateur de rapports de dépenses, vous pouvez trouver les rapports de dépenses en attente d'approbation en cliquant sur l'onglet Rapports d'employés situé en haut de la page Dépenses, à côté de l'onglet Mes rapports. (L'onglet Rapports d'employés apparaît uniquement pour les approbateurs et les payeurs.)

Astuce : Les avis apparaissent en haut de la page Dépenses au sujet des rapports de dépenses en attente de votre approbation. Vous pouvez cliquer sur le lien Approuver les rapports de l'avis pour trouver les rapports de dépenses en attente, sous l'onglet Rapports d'employés.

L'onglet Rapports d'employés affiche la liste des rapports en attente d'approbation. Cette liste comprend la date à laquelle le rapport a été présenté, le numéro de rapport, la personne ayant envoyé le rapport, l'état du rapport (indiquant s'il respecte la politique ou non), et le montant total du rapport.

Astuce : Vous pouvez trouver d'autres rapports d'employés en cliquant sur le menu déroulant situé à côté de l'en-tête « Rapports en attente de votre approbation » afin de choisir l'une des options suivantes :

• Rapports non soumis
• Rapports en attente de votre approbation
• Approuvés - Rapports de paiement en attente
• Rapports refusés
• Rapports terminés
• Rapports de tous les employés

Pour rechercher des rapports de dépenses spécifiques basés sur un critère précis sous l'onglet Rapports d'employés, cliquez sur le bouton Filtre pour définir vos critères de recherche, puis cliquez sur le bouton Filtrer dans la section Filtre pour rechercher des résultats. Par exemple :

Vous pouvez vouloir trouver le rapport de dépenses le plus récent pour une approbation et un traitement urgents. Suivez les étapes ci-dessous :

1. Sélectionnez l'option Rapports en attente de votre approbation dans le menu déroulant sous l'onglet Rapports d'employés (si elle n'est pas déjà sélectionnée).
2. Cliquez sur le bouton Filtre situé au-dessus de la liste des rapports. La section Filtre apparaît.
3. Saisissez le nom de l'expéditeur dans le champ Expéditeur.
4. Saisissez la période d'envoi dans les champs Date d'envoi.
5. Cliquez sur le bouton Filtrer situé dans la partie inférieure droite de la section Filtre pour afficher les résultats.

Vous pourriez souhaiter voir tous les rapports de dépenses d'employés créés sur une période de temps, mais pas encore envoyés. Suivez les étapes ci-dessous :

1. Sélectionnez l'option Rapports non soumis dans le menu déroulant, sous l'onglet Rapports d'employés.
2. Cliquez sur le bouton Filtre situé au-dessus de la liste des rapports. La section Filtre apparaît.
3. Saisissez la période créée dans les champs Dates de création.
4. Cliquez sur le bouton Filtrer situé dans la partie inférieure droite de la section Filtre pour afficher les résultats.

Vous pouvez trier la liste des résultats filtrés en cliquant sur les en-têtes des listes. Par exemple, vous pouvez cliquer sur l'en-tête Nom du rapport pour trier par noms de rapports, l'en-tête No pour trier par numéros de rapports de dépenses, l'en-tête Expéditeur pour trier par noms de d'expéditeur, ou l'en-tête Dépenses professionnelles pour trier par montants.

Vous pouvez également exporter le résultat d'une recherche filtrée en tant que fichier « .csv » (valeurs séparées par des virgules) qui peut être ouvert par la plupart des tableurs et des bases de données. Cliquez sur le bouton Exporter situé dans le coin supérieur droit de l'affichage Rapports d'employés.

Pour effacer les paramètres de filtre dans la section Filtre, cliquez sur le lien Supprimer les filtres situé à côté du bouton Filtrer.