Affecter des coûts à un article d'un rapport de dépenses
L'affectation des coûts permet de suivre les coûts plus efficacement en les assignant à des secteurs spécifiques au sein d'une organisation , comme des projets de clients ou des emplacements de magasin.
Vous pouvez affecter le coût d'un seul article (ou d'une transaction détaillée), ou affecter le coût de plusieurs articles ou même d'un rapport de dépenses complet afin d'allouer des dépenses à des segments de coût particuliers à l'aide de codes d'affectation précis (tels que« Projet ABC 101 »ou« Magasin de Montréal 101»). Vous pouvez aussi diviser l'allocation d'un article par le montant (en dollars) ou le pourcentage à plus d'un segment de coût.
Affectation du coût pour chaque article
Si votre administrateur a activé l'affectation des coûts, vous pouvez cliquer sur le bouton Affecter qui s'affiche entre les boutons Détailler et Enregistrer afin de modifier l'affectation des coûts pour l'article. La boîte de dialogue Affecter des coûts s'affiche, et les segments de coûts apparaissant comme sous-titres. Vous pouvez commencer à taper le code d'affectation des coûts pour un segment et choisir l'une des suggestions de frappe anticipée qui apparait, y compris les codes de répartition des coûts les plus récemment utilisés.
Si votre administrateur a configuré deux segments de coût, les deux segments apparaissent et vous pouvez sélectionner un code d'affectation des coûts dans n'importe lequel de ces segments, peu importe l'ordre. Si le segment de coût est un sous-segment d'un autre segment de coût (par exemple, un segment « Projet » qui est un sous-segment de la « Division professionnelle »), vous pouvez commencer par sélectionner un code d'affectation des coûts pour le segment de coût parent (« Division professionnelle »); la liste des sous-segments (« Projet ») du menu déroulant n'affiche alors que les codes appropriés à ce segment parent. Si vous sélectionnez d'abord un code d'affectation des coûts pour le sous-segment, le segment parent approprié s'insère alors automatiquement dans la sélection du segment parent.
Enregistrez vos changements, puis cliquez sur le bouton Enregistrer . Vous pouvez enregistrer vos allocations de coûts, même si elles ne sont pas complètes, et revenir les terminer plus tard.
Division de l'affectation des coûts pour un article
Vous pouvez aussi diviser l'allocation d'un article par le montant (en dollars) ou le pourcentage à plus d'un segment de coût. Par exemple, si vous avez offert un repas d'entreprise pour plusieurs services, vous pouvez diviser le coût de ce repas afin de répartir les coûts à chaque service. Si vous avez visité plusieurs clients pour soutenir plusieurs projets, vous pouvez diviser le montant du voyage afin de répartir les coûts pour chaque client et projet.
Pour ajouter une autre affectation des coûts, cliquez sur l'icône « copier cette affectation » à la droite du montant.
Une autre ligne d'affectation des coûts s'affiche, et vous pouvez alors modifier la deuxième rangée d'affectation. Vous pouvez également cliquer sur l'icône « Supprimer cette affectation » pour supprimer une ligne.
Pour diviser l'affectation des coûts, modifiez les champs de pourcentage ou de montant. Lorsque vous modifiez un champ, l'autre est calculé pour vous. Les montants non attribués ou excessifs sont calculés automatiquement.
Enregistrez vos changements, puis cliquez sur le bouton Enregistrer . Vous pouvez enregistrer vos allocations de coûts, même si elles ne sont pas complètes, et revenir les terminer plus tard.
Affecter des coûts pour des articles détaillés
Vous pouvez également affecter des dépenses détaillées. Après l'enregistrement d'un article détaillé (consulter Détailler un article d'un rapport de dépenses pour obtenir de plus amples détails), cliquez sur l'article détaillé dans le rapport de dépenses. Vous pouvez cliquer sur le bouton Affecter qui s'affiche entre les boutons Détailler et Enregistrer afin de modifier l'affectation des coûts pour l'article. La boîte de dialogue Affecter des coûts s'affiche et vous pouvez sélectionner un code d'affectation des coûts pour chaque menu déroulant du segment de coût, puis divisez l'affectation des coûts si nécessaire, comme décrit dans la section précédente.
Affecter des coûts pour plusieurs articles ou pour un rapport complet
Vous pouvez affecter les coûts pour plusieurs articles ou pour un rapport complet en une seule opération. Par exemple, si vous avez un rapport de dépenses de 30 articles, vous pouvez sélectionner rapidement tous les articles en cliquant sur la case située en haut de la liste des articles, ou sélectionnez plusieurs articles en cliquant sur chaque cases correspondantes, puis en choisissant l'option Affecter le coût dans le menu Plus d'actions. La boîte de dialogue Affecter le coût apparaît, qui vous permet d'affecter les coûts pour tous les articles sélectionnés.
Astuce : Une liste des codes d'affectation des coûts pour un segment de coût peut être très longue. Pour trouver rapidement un code d'affectation des coûts particulier, commencer par saisir l'étiquette ou le code. Le système suggèrera alors des correspondances. Vous pouvez ensuite sélectionner l'une de ces correspondances. Vous pouvez également naviguer vers le haut ou le bas de la liste des codes d'affectation des coûts en utilisant les touches fléchées de votre clavier.