Détailler un article d'un rapport de dépenses

 Vidéo - Détailler les transactions d'un rapport de dépenses (anglais): Video - Itemizing Expense Report Transactions

De nombreuses lignes de rapport devront être détaillées (ventilées en montants distincts pour des articles différents). Par exemple, vous pourriez ajouter dans un rapport de dépenses une transaction réglée personnellement. Vous devrez alors détailler cette transaction afin qu'apparaissent non seulement les types de dépenses professionnelles, mais aussi les dépenses personnelles non liées à l'entreprise (et donc non remboursables). Si vous avez saisi une facture d'hôtel dans le rapport, vous pouvez vouloir détailler la ligne pour indiquer le montant déboursé pour la chambre comme dépenses d'hôtel, en utilisant le menu déroulant Type, et les montants de dépenses pour le bar d'accueil et le service de films sur demande comme dépenses personnelles.

Pour détailler une ligne, cliquez dessus pour la modifier, puis cliquez sur le bouton Détailler situé à côté du bouton Enregistrer.

Astuce : Le bouton Détailler est actif lorsque vous créez une ligne (après avoir cliqué sur Créer une transaction) et que vous sélectionnez un type de dépense. Il est également actif lorsque vous modifiez une ligne.

Après avoir cliqué sur Détailler la boîte de dialogue Détailler apparaît. Suivez les étapes ci-dessous :

1. Entrez la date de l'article. Cliquez sur l'icône d’agenda pour saisir la date.
2. Choisissez un type de dépense dans le menu déroulant Type.
3. Saisissez un objectif commercial (facultatif).
4. Saisissez le montant dans la colonne de devise.
5. Cliquez sur le bouton Ajouter un autre pour ajouter un autre article.
6. Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer les articles, ou sur Enregistrer et vérifier les détails de l'article pour enregistrer ces articles et en vérifier les détails dans la boîte de dialogue Détails de l'article.

Astuce : Lorsque vous détaillez une transaction, cliquez sur le bouton Enregistrer et vérifier les détails de l'article pour envoyer les modifications apportées à la transaction parent et aller directement à la boîte de dialogue Détails de l'article. Passez en revue chaque article et effectuez des changements au besoin, puis cliquez sur le bouton Enregistrer et poursuivre pour enregistrer les entrées actuelles et passer à l'article suivant.

Pour supprimer un article dans une ligne de rapport de dépenses détaillée, cliquez sur la ligne pour en modifier le contenu, puis cliquez sur Ajuster la justification. Pour supprimer un article, cliquez sur le symbole « x » à côté de l'article. Après avoir supprimé tous les articles, vous pouvez supprimer la ligne d'origine dans le rapport de dépenses.