Ajouter et modifier les articles d'un rapport de dépenses

 Vidéo - Créer des transactions manuelles (anglais): Video - Creating Transactions Manually

 Vidéo - Créer des transactions à partir de reçus (anglais): Video - Creating Transactions From Receipts

 Vidéo - Supprimer une transaction d'un rapport de dépenses (anglais): Video - Removing Transactions from Expense Reports

Vous pouvez ajouter des articles à votre rapport de dépenses à l'aide d'une des méthodes suivantes :

• En sélectionnant les transactions ou les reçus non joints dans le porte-monnaie numérique, puis en choisissant le rapport de dépenses dans le menu déroulant Ajouter au rapport. Voir la rubrique Utiliser le porte-monnaie numérique pour plus de détails
• En glissant-déposant les transactions ou les reçus non joints du porte-monnaie numérique dans l'icône d'un rapport de dépenses. Voir la rubrique Utiliser le porte-monnaie numérique pour plus de détails
• En cliquant sur le bouton Créer une transaction figurant sous l'onglet Transactions du rapport de dépenses.

Vous devez presque toujours modifier l'article de la ligne, même si vous l'avez fait glisser à partir du porte-monnaie numérique. Les lignes nécessitant une correction sont surlignées en rouge. Cliquez sur l'article à modifier.

Après avoir cliqué sur Créer une transaction, ou sur un article qui doit être corrigé ou modifié, vous verrez apparaître les champs suivants :

• Date : Cliquez sur l'icône d’agenda pour saisir la date.
• Description : Une description est requise.
• Montant : Entrez le montant. Vous pouvez choisir un autre type de devise dans le menu déroulant Devise.
• Mode de règlement : Utilisez le menu déroulant Payé avec afin de sélectionner le mode de paiement utilisé pour payer la transaction.
• Type : Sélectionnez le type de dépenses dans le menu déroulant Type.
• Objectif commercial (facultatif) : Entrez une description de l'objectif.

Cliquez sur le lien Joindre un reçu pour joindre un reçu à cet article. Voir la rubrique Joindre un reçu à un article d'un rapport de dépenses.

Certains types de dépenses comprennent des champs spéciaux (comme Nbr de jours et Participants), des champs personnalisés et des champs d'allocation :

• Nbr de jours : Certains types de dépenses, comme les hôtels et les repas, incluent le nombre de jours. Saisissez le nombre de jours afin que Dépenses calcule automatiquement le montant par jour, en fonction des politiques.
• Dépense facturable : Cliquez sur cette option si la dépense peut être facturée à un tiers.
• Participants : Si le type de dépense inclut le suivi des participants, le champ Participants apparaît.
  • Commencez par saisir un nom ou un nom d'entreprise : des suggestions s’affichent. Cliquez ensuite sur l'un des participants suggérés ou sur Ajouter un nouveau participant pour ajouter un nouveau participant à votre carnet d'adresses personnel.
  • Une fois les participants ajoutés, cliquez sur Modifier pour remplacer un participant ou sur le symbole X pour en supprimer un. Cliquez ensuite sur Rechercher et ajouter un participant pour ajouter d'autres participants :
    
    
    
    Dépenses calcule automatiquement le montant par participant.
    
    
• Affectation des coûts : Pour plus de détails sur l'utilisation des champs d'affectation des coûts, voir la rubrique Affecter des coûts à un article d'un rapport de dépenses.

Après avoir saisi les informations, cliquez sur le bouton Enregistrer pour enregistrer l'article. Si vous avez créé l'article en cliquant sur Créer une transaction, le bouton Enregistrer et ajouter un autre apparaît pour vous permettre d'enregistrer l'article et de passer à l'article suivant en un seul clic.

Avertissement : Si un article est non conforme à la politique de l'entreprise (définie par votre administrateur), un symbole d'annulation rouge apparait dans la colonne Politique de la liste des articles de ligne, et un message surligné en rouge s'affiche en haut du rapport de dépenses, qui explique la raison du hors politique. Par exemple, les frais d'hôtel dépassent les limites de tarif journalier fixées par l'entreprise, ou un reçu doit être obligatoirement joint.