Exporter les rapports de dépenses et les lots

En tant que payeur, vous pouvez exporter des rapports de dépense ou exporter un ou plusieurs lots, avec des options pour les totaux et les sous-totaux. Dans le cadre du processus habituel de la fin d'un exercice, après le traitement d'un lot, vous pourrez exporter le lot afin de le publier dans le grand livre général (GL) et y inscrire le remboursement et les charges à payer. Vous pouvez aussi exporter à un autre moment en soutien des processus ponctuels comme la création de rapports de gestion et la facturation clients.

Pour exporter un lot, cliquez sur le bouton Exporter figurant dans le lot, sous l'onglet Lots à traiter. La boîte de dialogue Exporter s'affiche avec le lot déjà sélectionné pour l'exportation.

Pour exporter plusieurs lots ou rapports, cliquez sur l'onglet Exporter à côté de l'onglet Lots terminés. La boîte de dialogue Exporter apparaît.

Choisissez le type de rapport.

Dans la boîte de dialogue Exporter, choisissez le type d'exportation :

Rapport : Cliquez sur l'onglet Rapport en haut de la page pour choisir les rapports de dépenses. Vous pouvez choisir de sélectionner des rapports de dépenses par état et par période, ou par numéro de rapport. Si vous choisissez l'option Par état et par période, vous pourrez choisir un ou plusieurs états (Non soumis, Refusé, En attente d'approbation et Paiement demandé) et préciser une période pour Transactions, Soumis ou Approuvé (l'option Approuvé est en grisé si vous avez cliqué sur En attente d'approbation ou Paiement demandé). Si vous choisissez l'option Par numéro de rapport, vous pourrez alors saisir un numéro particulier de rapport de dépenses, une série de numéros ou des numéros particuliers séparés par des virgules.
Lot : Cliquez sur l'onglet Lot en haut de l'écran pour choisir des lots d'exportation de rapports. Le système mémorise la sélection du filtre sur les pages de lots et insère automatiquement cette sélection dans la page des options d'exportation. Vous pouvez choisir de sélectionner des lots par état et par période, ou par identifiants de lots. Si vous choisissez de sélectionner les lots par état et par période, vous pourrez alors choisir un ou plusieurs états (Lots à traiter, Retenu ou Terminé) et préciser une période pour les options Transactions, Soumis, Approuvé ou Paiement prévu. Si vous choisissez l'état Terminé, vous devrez alors également sélectionner d'autres critères applicables à cet état, par exemple une fourchette de numéros de lots. Si vous choisissez Par identifiants vous pourrez ensuite saisir un seul numéro de lot, une série de numéros ou des numéros particuliers séparés par des virgules.
Réconciliation : Cliquez sur l'onglet Réconciliation en haut de l'écran pour choisir les rapports de réconciliation. Sélectionnez l'option de réconciliation des cartes d'entreprise pour obtenir une liste de toutes les transactions de cartes d'entreprise assignées à un rapport d'utilisateur ou laissées non assignées dans le porte-monnaie. Définissez les dates de début et de fin pour la période du rapport. La page Dépenses génère un fichier de valeurs séparées par des virgules (CSV) au niveau des détails de transaction, pour tous les programmes de carte d'entreprise actives durant cette période.

Choisir le format

L'étape suivante consiste à choisir le format. Avant de procéder, cochez la case de l'option Exemple afin d'obtenir un aperçu du format sélectionné. Puis choisissez un format :

Tous les détails : Ce format permet d'afficher tous les articles. Il fournit les détails au niveau de l'article de la ligne à publier sur un système financier partenaire aux fins d'inscription pour la fin de période du GL.
Totaux des rapports : Ce format permet d'afficher les totaux seulement pour chaque rapport de dépenses.
Sous-totaux des rapports : Ce format permet d'afficher les sous-totaux pour chaque type de dépenses dans chaque rapport de dépenses.
Totaux des employés : Ce format permet d'afficher les totaux pour chaque employé seulement. Vous pouvez utiliser ce format pour préparer les remboursements ou pour charger dans les systèmes de paie ou de comptes créditeurs. Il fournit également un aperçu du total des activités d'un employé. L'exportation comprend uniquement les types de paiement des montants remboursables à l'employé.
Sous-totaux des employés : Ce format permet d'afficher les sous-totaux pour chaque employé par type de dépenses.

Cliquer sur Exporter

Cliquez sur Exporter pour exporter le rapport. Après avoir cliqué sur Exporter, cliquez sur Ouvrir pour afficher le rapport exporté, ou sur Enregistrer en ligne (pour enregistrer en ligne seulement) ou sur Enregistrer en ligne et dans un dossier (pour enregistrer sur votre disque dur ou dans un emplacement réseau).