Foire aux questions (FAQ) sur les pages Planification de voyages et Modification

Organiser un voyage

Comment recevoir un reçu de voyage?

Vous pouvez également imprimer le courriel de confirmation que vous avez reçu à l'achat du voyage. Voir la rubrique Acheter le voyage pour plus de détails.

Comment ajouter un stationnement à l'aéroport à mon voyage?

Vous pouvez ajouter un stationnement à l'aéroport à un itinéraire existant, ou comme réservation indépendante. Voir la rubrique Gérer les réservations de stationnement à l'aéroport pour plus de détails

Comment réserver un voyage multivilles?

Si votre site est configuré pour permettre la sélection d'un voyage multivilles, cliquez sur l'onglet Multivilles qui s'affiche dans le haut de la page Organisateur de voyage. Pour plus de détails, voir la rubrique Commencer votre recherche de voyage.

Puis-je modifier les détails sur mon voyage pendant ma planification?

Les résultats de recherche du voyage s'affichent dans l'ordre suivant : vol, hôtel et voiture de location. Si vous changez les détails de votre voyage dans les résultats du vol, les résultats de recherche pour l'hôtel et la voiture de location seront mis à jour avec les nouveaux critères. Toutefois, si vous sélectionnez un vol et que vous tentez ensuite de modifier les dates d'un hôtel ou d'une réservation de voiture de location, un message s'affichera vous demandant de vérifier vos modifications avant de réserver. Pour obtenir de meilleurs résultats, nous vous recommandons de lancer une nouvelle recherche. Pour plus de détails, voir la rubrique Commencer votre recherche de voyage.

Puis-je planifier un voyage au complet en ligne?

Vous pouvez réserver des vols, des hôtels et des locations de voiture (voir la rubrique Réserver un voyage). Vous pouvez réserver d'autres services comme un stationnement à l'aéroport et des services voituriers séparément ou en même temps. Voir la rubrique Gérer les réservations de stationnement à l'aéroport pour plus de détails sur le stationnement à l'aéroport et Gérer les réservations de service voiturier sur les services voituriers.

Pourquoi chercher un vol, un hôtel et une voiture de location en même temps?

Faire des arrangements de voyage en obtenant des résultats de recherche conjointe pour les vols, les hôtels et les voitures de location vous fera gagner du temps. Par exemple, alors que vous magasinez pour des vols, le service continue de chercher des hôtels qui correspondent à vos critères de recherche. Et pendant que vous cherchez des hôtels, le service cherche des choix de voitures de location qui correspondent à votre aéroport de destination.

Pourquoi dois-je donner un nom à mon voyage?

Si vous réservez régulièrement les mêmes voyages ou des voyages semblables, il est plus simple de donner un nom unique à chaque voyage. Ainsi, il sera plus facile de le trouver dans la section Réservations suivantes de la page Accueil et dans le service Dépenses pour les dépenses liées au voyage. Voir la rubrique Acheter le voyage pour plus de détails. Vous pouvez aussi nommer un voyage conservé (voir la rubrique Conserver un voyage).

Où trouver d'autres ressources pour le voyage?

Aller à la page d'accueil (voir la rubrique Commencer votre recherche de voyage pour plus de détails) et trouvez la section Autres ressources à droite de la page Voyage. Cette section contient des liens vers des renseignements tels que des avis aux voyageurs, des cartes, des services de passeport et des lieux offrant une connexion Wi-Fi.

Puis-je conserver un voyage au complet? Pendant combien de temps?

Si votre site est configuré pour permettre la conservation d’une réservation de voyage, vous pouvez le faire selon les règles définies par votre société, la compagnie aérienne, l'hôtel, et la société de location de voiture que vous sélectionnez. Certains services de voyage peuvent ne pas permettre la mise en attente. Chaque fournisseur détermine ses politiques en matière de mise en attente. Si le bouton Conserver ce voyage est en grisé, cliquez sur le lien Plus d'informations en dessous du bouton situé à côté du message « Nous n'avons pas pu conserver ce voyage pour vous ». Lorsque vous conservez une réservation, vous pourriez être tenu d’en compléter l’achat avant une certaine date. Si l'achat n'est pas effectué avant la date limite, votre réservation sera automatiquement annulée. Voir la rubrique Conserver un voyage pour plus de détails.

À quoi sert la case à cocher « Harmoniser ma recherche d’hôtels avec les dates de mon vol »?

Lorsque vous cochez cette case, les dates de réservations d'hôtel sont agencées aux heures de votre vol. Voir la rubrique Rechercher un hôtel.

À quoi sert la case à cocher « Harmoniser ma recherche de voiture de location avec les dates de mon vol ?

Lorsque vous cochez cette case, les dates de réservations d'une voiture de location sont agencées aux heures de votre vol. Voir la rubrique Rechercher une voiture de location.

Quels services de voyage puis-je réserver pour un mineur qui voyage seul?

Vous pouvez réserver des vols pour les mineurs qui voyagent seuls. Vous recevrez un message vous proposant de contacter directement la compagnie aérienne avant d'acheter le voyage. Certaines restrictions horaires et de compagnies aériennes peuvent s'appliquer.

Qu'est-ce qu'on entend par service hors politique?

Votre entreprise peut avoir établi certaines politiques, telles que l'utilisation de fournisseurs de services de voyage avec lesquels elle a négocié des tarifs, afin d'aider à contrôler ses dépenses. Une option de vol peut être jugée hors politique pour de nombreuses raisons, notamment un tarif supérieur au tarif autorisé ou l’utilisation des services d’un fournisseur non recommandé. Cliquez sur le message Hors politique pour savoir pourquoi votre sélection est hors politique.

Est-ce que je peux quand même réserver un service hors politique?

En fonction des politiques de votre entreprise, vous pourriez peut-être quand même réserver ce service. Vous devrez toutefois probablement fournir la raison pour laquelle vous réservez un service hors politique.

Que signifie l’icône « P » orange?

L'icône « P » identifie un fournisseur recommandé, autrement dit, un fournisseur avec lequel votre organisation ou votre agence a négocié des réductions pour l'utilisation du produit ou service qu'il offre.

Approbation préalable au voyage

Que signifie approbation préalable au voyage (parfois appelée l'autorisation de pré départ)?

L'approbation préalable au voyage est un processus mis en place pour mieux gérer les déplacements professionnels, en permettant d'approuver ou de rejeter un voyage avant l'émission d'un billet. Si vos sélections de voyage doivent être approuvées et si l'approbation préalable au voyage est activée sur votre site, la section Approbation préalable requise s'affiche après la section Personne à contacter en cas d'urgence (consultez la section Acheter le voyage pour en savoir plus). Le système envoie automatiquement des courriels pour avertir vos approbateurs désignés et aussi leur demander d'approuver ou de refuser l'itinéraire. Vous pouvez indiquer la raison du voyage dans la case de texte prévue à cet effet, cette raison sera ensuite comprise dans les courriels envoyés aux approbateurs. Les approbateurs peuvent cliquer sur un lien du courriel pour approuver ou refuser le voyage.

Comment l'approbation préalable au voyage influence-t-elle la réservation de mon voyage?

Vos itinéraires peuvent devoir être transmis à un approbateur avant l'émission d'un billet pour le voyage. La configuration de l'approbation préalable au voyage peut être faite afin de nécessiter uniquement l'envoi pour d'une notification à l'approbateur, ou nécessiter une approbation avant l'émission d'un billet.

Pourquoi est-ce que seulement certains de mes projets sont en cours de révision?

Afin de mieux gérer les déplacements professionnels, un ensemble de règles a été mis en place pour définir quels déplacements déclenchent le processus. Communiquez avec votre administrateur du site pour mieux comprendre le processus d'approbation votre site.

Comment saurais-je si mon voyage a déclenché le processus d'approbation préalable au voyage?

Un message apparaît en haut de la page Confirmation du voyage. En outre, si l'approbation préalable au voyage est activée sur votre site, la section Approbation préalable requise s'affiche après la section Personne à contacter en cas d'urgence (consultez la section Acheter le voyage).

Un approbateur sera-t-il avisé lorsque mon voyage sera en attente d'examen?

Oui. Si le voyage déclenche le processus d'approbation préalable au voyage, l'approbateur reçoit un courriel de notification. Si le voyage est configuré pour une approbation, les approbateurs recevront un courriel d'avis comportant un lien  Approuver ou refuser qui mène à la page d'approbation ou de refus du voyage. L'approbateur peut cliquer sur les boutons Approuver ou Refuser.

L'approbateur peut-il entrer un commentaire m'étant destiné (peut-être pour expliquer la raison de son refus)?

Oui. Les approbateurs peuvent entrer des commentaires à la page d'approbation ou de refus du voyage.

Puis-je entrer un commentaire destiné à l'approbateur (pour expliquer la raison du voyage)?

Oui. Vous pouvez ajouter un commentaire dans  la section approbation préalable au voyage sur la page Achat si vos choix de voyage nécessitent une approbation (voir Acheter le voyage pour en savoir plus).

Comment saurai-je mon voyage a été accepté ou refusé?

Dès que l'approbateur aura pris les mesures relativement au voyage, vous recevez un courriel vous informant de son état. Sur la page d'accueil, – cliquez sur le triangle d'agrandissement du voyage dans la section Réservations suivantes pour détailler les renseignements du voyage. Le statut du voyage passera de   En attente d'approbation à soit  Confirmé ou   Voyage refusé .

Les voyages peuvent-ils être approuvés ou refusés en utilisant des appareils mobiles?

Oui. Le processus est effectué par courriel, il peut être consulté sur un ordinateur ou un appareil mobile.

Est-ce que tous les voyages déclencheront la prise de mesures d'un approbateur?

Des mesures doivent être prises uniquement pour les trajets configurés comme nécessitant une action par votre administrateur du site.

Je suis un approbateur, qu'arrive-t-il si je n'agis pas à temps?

Si vous êtes l'approbateur principal et que vous n'agissez pas pendant la période prédéfinie, un avis courriel est envoyé à l'approbateur secondaire. Si l'approbateur secondaire n'agit pas pendant la période prédéfinie, l'indication   Expiré  sera affichée pour le voyage dans la section À venir de la page d'accueil. Le voyage sera annulé si une annulation de l'approbation préalable au voyage est configurée sur votre site.

Je suis un approbateur, quels renseignements vais-je voir dans un courriel de notification destiné à l'approbateur?

Si le voyage est configuré pour une approbation, vous recevrez un courriel d'avis comportant un lien  Approuver ou refuser qui mène à la page d'approbation ou de refus du voyage. Vous pouvez alors cliquer sur le bouton  Approuver  ou Refuser  et entrer un commentaire si vous le souhaitez. Si l'approbation préalable au voyage est configurée pour que seule une notification soit émise, vous recevez un courriel de notification sans les liens.

La ligne d'objet du courriel contient le nom du voyageur  ainsi que le nom qu'il a donné au trajet à la page d'achat (voir Acheter le voyage pour en savoir plus). Le corps du courriel fournit de l'information et des messages supplémentaires pour l'itinéraire qui ont été configurés pour votre site.

Modifier et annuler des services de voyage

Comment effectuer une réservation en ligne?

Voir la rubrique Modifier un voyage réservé pour plus de détails.

Comment savoir si mes modifications ont été enregistrées?

Vous serez informé de trois façons : sur la page de confirmation, dans un courriel de confirmation et dans la section Réservations suivantes de la page d'accueil, là où les modifications sont affichées. Voir la rubrique Modifier un voyage réservé pour plus de détails.

Combien de temps ai-je avant un voyage pour apporter des modifications?

Vous pouvez modifier des services dans votre réservation jusqu'à un certain point qui est déterminé par votre compagnie ou selon les politiques du service ou du fournisseur. Vous serez informé de tous les frais de modification ou d'annulation.

Comment annuler une réservation de service de voyage?

Voir la rubrique Annuler un voyage réservé pour plus de détails.

Combien de temps maximum j'ai avant un voyage pour l'annuler?

Vous pouvez annuler des services dans votre réservation jusqu'à un certain point qui est déterminé par votre compagnie. Celui-ci peut également varier selon les politiques de service ou de fournisseur. Vous serez également informé de tous les frais de modification ou d'annulation.

Combien de temps maximum j'ai avant la prise en charge pour modifier ou annuler ma réservation de service voiturier?

Vous pouvez modifier ou annuler votre réservation jusqu’à 24 h avant l’heure de votre départ, sauf si la politique de voyage de votre entreprise a fixé un délai différent.

Est-ce que les modifications effectuées par téléphone s'affichent dans la section Réservations suivantes de la page Accueil?

Si vous avez communiqué directement avec le fournisseur pour modifier ou annuler une réservation, cette action n'apparaîtra pas dans la section Réservations suivantes. Toutefois, les modifications que vous effectuez en ligne ou par votre compagnie s'afficheront dans cette section avec l'information exacte.

Est-ce que cela fait une différence si les modifications apportées à mon voyage comprennent un changement de destination?

Vous devrez annuler la réservation existante et effectuer une nouvelle réservation pour la nouvelle destination.