Configurer les types de dépense

Les types de dépenses déterminent des catégories qui correspondent aux dépenses professionnelles. Les employés sélectionnent un type de dépense lorsqu'ils ajoutent ou modifient un article d'un rapport de dépenses (voir la rubrique Ajouter et modifier les articles d'un rapport de dépenses pour plus de détails).

Pour configurer des types de dépenses autorisés par votre entreprise, cliquez sur le lien Types de dépense dans la colonne de gauche de la page Services | Dépenses.

La page des types de dépense s'affiche contenant une liste des types de dépense. À côté de l'étiquette « Afficher : », cliquez sur les onglets Tout, Actif, ou Inactif pour afficher tous les types de dépense, seulement les types de dépense actifs, ou juste les types de dépense inactifs.

Types de dépense fournis

L'application Expense fournit la plupart des champs personnalisés standard qu'une entreprise pourrait utiliser. Tous ces champs sont réglés à la valeur Actif.

Modifier les types de dépense

Pour modifier un type de dépenses, sélectionnez le type voulu, puis cliquez sur le lien Afficher, dans la colonne de droite du type de dépenses. Cliquez ensuite sur le bouton Modifier pour afficher la boîte de dialogue Modifier un type de dépenses, dans laquelle vous pourrez modifier l'information :

• Type de dépense : Saisissez le nom du type de dépense affiché dans le menu déroulant Type, dans le rapport de dépenses.
• Compte du grand livre général : Saisissez le numéro ou l'identifiant du compte du grand livre général.
• Commentaires : Ajoutez des commentaires concernant ce type de dépense.
• Menu déroulant Catégorie de dépense modèle : Choisissez la catégorie de dépense parent ou « modèle  ».
• Appliquez aux champs personnalisés suivants : Appliquez un champ personnalisé à ce type de dépense pour qu'il s'affiche dans l'article d'un rapport de dépenses lorsque ce type de dépense est sélectionné. Par exemple, sélectionnez Participants pour afficher le champ personnalisé Participants. Pour plus de détails sur la configuration des champs personnalisés, voir la rubrique Configurer les champs personnalisés.
  
• Dépense professionnelle : Cochez cette case si le type de dépense est d'ordre professionnel.
• Activer la fonction Suivi des participants : Cochez cette case pour activer le suivi des participants pour ce type de dépenses et permettre la recherche de participants dans les carnets d'adresses généraux et de l'entreprise. Voir la rubrique Configuration des carnets d'adresses de l'entreprise pour plus de détails.
• Actif : Décochez cette case si le type de dépense ne devrait plus être actif.
  

Astuce : Vous pouvez modifier différents types de dépenses de kilométrage afin d’obtenir différents taux de kilométrage (par ex., les taux pour les motos et les camions). La boîte de dialogue Type de dépenses comprend un champ qui vous permet de saisir le taux de kilométrage actuel et la date en vigueur (afin de l’appliquer aux rapports de dépenses non encore soumis), ainsi que le prochain taux de kilométrage et sa date d'entrée en vigueur (si elle est connue).

Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer les modifications.

Créer des types de dépenses

Vous pouvez également créer d'autres types de dépenses. Pour créer un type de dépense, cliquez sur le bouton Créer un type de dépense au-dessus de la liste des champs personnalisés et fournissez les renseignements ci-dessus (dans « Modifier les types de dépense »), puis cliquez sur Enregistrer.