Configurer les politiques de dépenses et de reçus
En tant qu'administrateur, vous pouvez définir des politiques de dépenses et de reçus pour fournir une orientation et contrôler les dépenses des employés. Les politiques avertissent vos employés dès que les articles du rapport de dépenses atteignent les limites de dépenses que vous définissez, ou si des reçus sont exigés pour les articles.
Pour configurer des politiques de dépenses et de reçus, cliquez sur le lien Politiques de dépenses et de reçus dans la colonne de gauche de la page Services | Dépenses.
La page des politiques de dépenses et de reçus s'affiche avec une liste des politiques de dépenses actives, notamment concernant les repas, pour limiter cette dépense à un certain montant par jour ou par article. La politique concernant tous les reçus est également fournie.
À côté de l'étiquette « Afficher », cliquez sur les onglets Tout, Actives, ou Inactives pour afficher toutes les politiques, ou seulement celles qui sont actives ou bien inactives.
Modifier des politiques de dépenses existantes
La page Dépenses fournit plusieurs politiques de dépenses courantes qui apparaissent dans la liste avec Dépenses comme le type de politique visé. Pour modifier une politique de dépenses, cliquez sur le lien Afficher dans la colonne de droite de la politique. Vous pouvez cliquer sur le bouton Modifier pour modifiez les informations relatives à la politique comme indiqué ci-dessous :
- Type de dépense : La politique régit un type de dépenses spécifique. Le type de dépenses est fixé pour les politiques fournies. Si vous créez une nouvelle politique, utilisez le menu déroulant Type de dépense pour sélectionner un type de dépense (voir la rubrique « Créer une nouvelle politique de dépenses » ci-dessous).
- Appliquer les limites par : Décidez de la manière dont la limite sera appliquée : Cliquez sur le bouton radio pour afficher le montant ou le nombre d'occurrences.
- Maximum de la politique : Fixez le maximum de la politique par article, ou le nombre d'occurrences. Activer le suivi des participants pour ce type de dépenses (voir la rubrique Configurer les types de dépense pour plus de détails) vous permet d'appliquer à chacun des participants le maximum prévu par la politique en cliquant sur l'option pertinente.
- Si le maximum dépasse : Décider de la mesure à prendre si la politique n'est pas respectée : Cliquez sur Interdire l'envoi pour empêcher l'employé d'envoyer le rapport de dépenses, ou sur Autoriser l'envoi pour permettre à l'employé d'envoyer quand même le rapport.
- Afficher ce message à l'employé : Ce message apparaît à l'employé si le rapport qu'il a envoyé comprend un article qui contrevient à cette politique. Vous pouvez personnaliser ce message en cliquant sur Personnaliser le message.
- Avertir les employés qui se rapprochent de la limite : Cochez cette case si vous voulez prévenir les employés quand ils sont proches de la limite pour cette politique.
- Actif : Cette option devrait déjà être cochée. Cliquez pour décocher cette case si vous voulez que cette politique soit inactive.
Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer les modifications.
Créer une nouvelle politique de dépenses
L'application Expense fournit la plupart des politiques de dépenses standard qu'une entreprise est susceptible d'utiliser, mais vous pouvez également en ajouter d'autres. Pour créer une politique de dépenses, cliquez sur le bouton Créer une politique de dépenses figurant au-dessus de la liste des politiques.
Vous pouvez ensuite sélectionner le type de dépenses pour cette politique dans le menu déroulant Type de dépenses.
Finissez de faire vos choix comme décrit ci-dessus (dans « Modifier des politiques de dépenses existantes ») et cliquez sur Enregistrerou sur Enregistrer et créer un nouveau.
Modifier les politiques de reçus existantes
L'application Dépenses fournit plusieurs politiques de reçus qui apparaissent dans la liste avec Reçu comme Type de politique. Pour modifier une politique de reçus, cliquez sur le lien Afficher dans la colonne de droite de la politique. Vous pouvez cliquer sur le bouton Modifier pour modifier les informations relatives à la politique :
- Dépense : La politique régit un type de dépenses spécifique. Le type de dépenses est fixé pour les politiques fournies. Si vous créez une nouvelle politique, vous pouvez utiliser le menu déroulant Type de dépense pour sélectionner un type de dépense (voir la rubrique « Créer une nouvelle politique de reçus » ci-dessous).
- Reçu exigé : Décidez si un reçu est nécessaire : Cliquez sur le bouton radio pour choisir les options Toujours, Jamais, ou Uniquement lorsque le montant dépasse la limite.
- Si le reçu exigé n'est pas joint : Décidez de la mesure à prendre si un reçu est nécessaire, mais non joint : Cliquez sur Interdire l'envoi pour empêcher l'employé d'envoyer le rapport de dépenses, ou sur Autoriser l'envoi (pour les reçus imprimés) pour permettre à l'employé d'envoyer le rapport accompagné des reçus imprimés.
- Afficher ce message à l'employé : Ce message apparaît à l'employé si le rapport qu'il a envoyé comprend un article qui contrevient à cette politique. Vous pouvez personnaliser ce message en cliquant sur Personnaliser le message.
- Actif : Cette option devrait déjà être cochée. Cliquez pour décocher cette case si vous voulez que cette politique soit inactive.
Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer les modifications.
Créer une nouvelle politique de reçus
L'application Expense fournit la plupart des politiques de reçus standard qu'une entreprise est susceptible d'utiliser, mais vous pouvez également en ajouter d'autres. Pour créer une politique de reçus, cliquez sur le bouton Créer une politique de reçus figurant au-dessus de la liste des politiques.
Vous pouvez ensuite sélectionner le type de dépenses pour cette politique dans le menu déroulant Type de dépenses.
Finissez de faire vos choix comme décrit ci-dessus (dans « Modifier des politiques de reçus existantes ») et cliquez sur Enregistrerou sur Enregistrer et créer un nouveau.