Exportación de informes de gastos y lotes

Como pagador, usted puede exportar los informes de gastos, o exportar uno o más lotes, con opciones de totales y subtotales. Como parte del proceso típico de finalización del periodo, después de procesar un lote, puede exportar el lote para la publicación en el libro mayor, para reembolso o para devengo. También puede exportarlo en otro momento para respaldar procesos ad-hoc como la elaboración de informes de la gerencia y facturación al cliente.

Para exportar un lote, haga clic en el botón Exportar en el lote de la pestaña Lotes para procesar. Aparece el cuadro de diálogo Exportar con el lote ya seleccionado para exportar.

Para exportar varios lotes o informes, haga clic en la pestaña Exportar junto a la pestaña Lotes finalizados. Aparece el cuadro de diálogo Exportar.

Elección del tipo de informe

En el cuadro de diálogo Exportar, seleccione el tipo de exportación:

Informe: Haga clic en la pestaña Informe en la parte superior para elegir los informes de gastos. Puede elegir seleccionar los informes de gastos por estado y rango de fecha, o por número de informe. Si elige Por estado y rango de fecha, puede seleccionar uno o más estados (No enviado, Rechazado, Aprobación pendiente y Pago solicitado) y opcionalmente especificar un rango de fecha para Transacciones, Enviado o Aprobación (Aprobación aparece en gris si seleccionó Aprobación pendiente o Pago solicitado). Si elige Por n.° de informe, puede ingresar un solo número de informe de gastos, un rango de números o números específicos separados por comas.
Lote: Haga clic en la pestaña Lote en la parte superior para elegir los lotes para exportar. El sistema recuerda la selección de filtros en las páginas de lote y completa automáticamente la página de Opciones de exportación según esta selección. Puede elegir seleccionar los lotes por estado y rango de fecha, o por ID del lote. Si elige Por estado y rango de fecha, puede seleccionar uno o más estados (Lotes para procesar, En espera o Finalizados) y opcionalmente especificar un rango de fechas para Transacciones, Enviado, Aprobación, o Pago planificado. Si elige el estado Finalizado, debe seleccionar también criterios adicionales que se aplican estrictamente a la opción Finalizado, como un rango de los números de lotes. Si elige Por ID, puede ingresar un solo número de lote, un rango de números o números específicos separados por comas.
Reconciliación: Haga clic en la pestaña Reconciliación en la parte superior para elegir un informe de reconciliación. Seleccione la opción Reconciliación de tarjeta corporativa para enumerar todas las transacciones efectuadas con la tarjeta corporativa asignada ya sea a un informe de usuario o sin asignar en el monedero. Configure las fechas de inicio y finalización del periodo del informe. Gastos genera un archivo de valores separados por comas (CVS) a nivel de detalle de la transacción para todos los programas de tarjeta corporativa activos durante ese periodo.

Elección del formato

El siguiente paso es elegir el formato. Antes de hacerlo, marque la casilla de verificación de la opción Ejemplo para obtener la vista previa del formato seleccionado. Luego elija el formato:

Todos los detalles: Este formato muestra todos los elementos. Tiene la finalidad de ofrecer detalles al nivel del elemento a fin de trasladar los datos a un sistema financiero asociado para la publicación en el libro mayor al final del periodo.
Totales del informe: Este formato muestra solo los totales de cada informe de gastos.
Subtotales del informe: Este formato muestra los subtotales de cada tipo de gasto en cada informe de gastos.
Totales de empleads: Este formato muestra solo los totales de cada empleado. Puede usar este formato para preparar los reembolsos o para cargarlos a sistemas de cuentas por pagar o nómina. También ofrece visibilidad de la actividad total por empleado. La exportación incluye solo los tipos de pago reembolsables al empleado.
Subtotales de empleados: Este formato muestra los subtotales de cada empleado por tipo de gasto.

Exportación

Haga clic en Exportar para exportar el informe. Después de hacer clic en Exportar, puede hacer clic en Abrir para ver el informe exportado, o hacer clic en Guardar en línea (para guardarlo en línea solamente) o Guardar en línea y en carpeta (para guardarlo en su disco duro o en una ubicación de red).