Télécharger et afficher des reçus non joints dans le porte-monnaie numérique

Vidéo - Charger et envoyer des reçus par courriel (anglais): Video - Emailing and Uploading Receipts

Vidéo - Travailler avec les reçus (anglais): Video - Working with Receipts

Cliquez sur l'onglet Reçus non joints pour afficher tous les reçus figurant dans le porte-monnaie numérique mais pas encore joints à un article d'un rapport de dépenses. Vous pouvez également charger les reçus directement dans le porte-monnaie numérique en utilisant l'onglet Reçus non joints, ou à l'aide de l'application mobile, ou en les transmettant par courriel.

Charger un reçu directement dans le porte-monnaie numérique

Pour charger un reçu vers l'onglet Reçus non joints, suivez les étapes ci-dessous :

Cliquez sur l'onglet Reçus non joints. Les images miniatures des reçus apparaissent si vous avez déjà chargé des reçus.
Cliquez ensuite sur le bouton Afficher pour charger un reçu à afficher dans la section Charger un reçu, qui possède le bouton Choisir un fichier.
Cliquez sur Choisir un fichier pour sélectionner le fichier image du reçu sur votre ordinateur.
Saisissez un nom pour l'image, puis cliquez sur Charger.

Charger un reçu à l'aide de l'application mobile

Vous pouvez utiliser l'application mobile pour prendre une photo de chaque reçu (en utilisant l'appareil photo du dispositif mobile) et charger automatiquement cette image dans le porte-monnaie numérique.

Pour prendre une photo d'un reçu, suivez les étapes ci-dessous :

Appuyez sur l'icône de Dépenses sur l'écran d'accueil de l'application mobile.
- Si vous avez des rapports de dépenses à approuver, ils apparaissent dans une liste et le bouton de l'appareil photo est visible dans le coin supérieur à droite sur l'écran. Appuyez sur le bouton de l'appareil photo.
- Si vous n'avez pas de rapports à approuver, passez à l'étape 2.
L'écran de l'appareil photo s'affiche avec un viseur.
Positionnez le reçu dans le viseur puis activez le flash de l'appareil photo (si votre mobile en possède un) si nécessaire.
Appuyez sur le bouton de l'obturateur (icône de l'appareil photo) pour prendre la photo. L'écran Charger un reçu s'affiche.
(Facultatif) Modifiez le titre de la photo en appuyant sur le champ Titre pour saisir un nouveau titre.
Appuyez sur Envoyer pour envoyer la photo dans le porte-monnaie numérique, ou sur Reprendre pour refaire la photo.

Charger un reçu par courriel

Vous pouvez envoyer les reçus par courriel directement dans votre porte-monnaie numérique. Votre adresse de courriel unique attribuée permet l'envoi des images de reçus. Par exemple, vous pouvez prendre une photo d'un reçu sur un appareil mobile et l'envoyer par courriel à l'adresse unique. Si vous recevez un courriel envoyé par un hôtel avec un reçu joint (généralement un fichier HTML, JPEG ou PNG), il vous suffira de transférer ce courriel à votre adresse unique. Vous pouvez également fournir votre adresse de courriel unique à un assistant ou à un autre utilisateur pour qu'il transmette les reçus pour vous.

Votre adresse de courriel unique pour l'envoi des reçus figure sous la section Charger un reçu, dans le porte-monnaie numérique (cette adresse est en général du type « votreidutilisateur@receipts.deem.com »). Le nom de l'image est l'objet du courriel (le cas échéant), suivi du nom du fichier de l'image.

Vous pouvez utiliser n'importe quel type d'appareil permettant d'envoyer des courriels avec une image en pièce jointe, dont un téléphone polyvalent, un téléphone intelligent, un ordinateur, ou même un numériseur/télécopieur offrant la fonction de courriel. Vous pouvez envoyer des images jointes utilisant le format HTML, JPEG, TIFF, GIF ou PNG. Si vous envoyez un reçu dans un format non pris en charge, vous recevrez un avis par courriel vous indiquant que le reçu n'a pas été accepté.

Sélectionner, consulter et modifier les reçus

Cliquez sur l'onglet Reçus non joints du porte-monnaie numérique pour sélectionner et afficher les reçus et modifier leurs données. Tous les reçus apparaissent dans le porte-monnaie numérique sous l'onglet Reçus non joints, jusqu'à ce qu'ils soient joints à des articles de rapport de dépenses. Si un rapport de dépenses est supprimé, tous les reçus joints retournent sous l'onglet Reçus non joints.

Sélectionner des reçus

Pour sélectionner un reçu, cliquez sur son image miniature. Vous pouvez cliquer sur plusieurs images miniatures pour sélectionner d'autres reçus, et même sélectionner une plage de reçus en cliquant sur le premier reçu et en maintenant la touche Maj enfoncée tout en cliquant sur le dernier reçu du lot.

Afficher un reçu

Vous pouvez afficher un reçu sous forme d'image agrandie, la faire pivoter et élargir l'affichage d'un reçu dans la boîte de dialogue Vérifier les reçus. Vous pourrez ainsi lire plus facilement le montant des dépenses.

Sous l'onglet Reçus non joints, passez votre curseur sur le coin inférieur droit d'une image miniature d'un reçu pour afficher l'icône de la loupe :

Cliquez sur l'icône de la loupe pour ouvrir la boîte de dialogue Vérifier les reçus. Utilisez le menu déroulant Faire pivoter situé dans le coin supérieur droit de la boîte de dialogue Vérifier les reçus pour faire pivoter le reçu de 90 degrés vers la droite ou vers la gauche, ou le faire pivoter de 180 degrés. Pour afficher le reçu en grand format, cliquez sur le bouton Voir en agrandi.

Pour fermer la boîte de dialogue Vérifier les reçus, cliquez sur le bouton Fermer.

Modifier le nom du reçu

Vous pouvez modifier le nom d'un reçu de sorte qu'il soit plus facile de déterminer quel reçu doit être joint à l'article d'un rapport de dépenses. Sous l'onglet Reçus non joints, passez votre curseur sur le coin inférieur droit de l'image miniature d'un reçu pour afficher l'icône Modifier :

Cliquez sur l'icône Modifier et modifiez le nom pour identifier le reçu de façon unique (par exemple, « Dîner à Grilladerie », « Dîner à Chez Maggiano », etc.)

Supprimer un reçu

Pour supprimer les reçus énumérés dans la section Reçus non joints du porte-monnaie numérique, cliquez sur l'image miniature de chaque reçu pour le sélectionner (et pour le désélectionner, recliquez sur son image miniature). Cliquer ensuite sur Supprimer la sélection presque en haut de l'écran du porte-monnaie numérique, sous l'onglet Non joints. Cette action supprime définitivement les images sélectionnées.

Ajouter des reçus à un rapport de dépenses

Vous pouvez commencer à créer un rapport de dépenses avec les reçus sélectionnés sous l'onglet Reçus non joints. Sélectionnez les reçus et cliquez sur le bouton Ajouter au nouveau rapport. Le reçu est joint à une ligne vide du rapport. Voir la rubrique Créer un rapport de dépenses pour plus de détails sur la modification des articles.

Vous pouvez également faire glisser les reçus non joints sur l'icône Créer un nouveau rapport sous l'onglet Mes rapports pour créer un nouveau rapport, ou les faire glisser vers l'icône d'un rapport existant pour les ajouter à ce rapport. Une nouvelle ligne de rapport de dépenses est créée pour chaque reçu. Par défaut, la description de l'article correspond au nom du reçu, que vous pouvez modifier ultérieurement. Voir la rubrique Créer un rapport de dépenses pour plus de détails sur la modification des articles.