Viajes

Aprobación previa al viaje:  Si su sitio tiene habilitada esta opción, la aprobación previa al viaje le ofrece un método automático para controlar los gastos de viaje mediante la designación de aprobadores que pueden aprobar o rechazar solicitud de viaje. Esta función audita sus itinerarios que incluyen vuelos, hoteles o autos de alquiler y envía un correo electrónico a su aprobador designado (o a un aprobador secundario) a modo de notificación. Además, esta función puede configurarse para permitirles a los aprobadores aprobar o rechazar el viaje antes de que se emita el boleto. Para hacerlo, deben hacer clic en un enlace incluido en el correo electrónico de notificación. Si lo desea, puede proporcionar un motivo para su viaje, que será incluido en los correos electrónicos que se envíen a los aprobadores. Los aprobadores pueden hacer clic en un enlace del correo electrónico para aprobar o rechazar el viaje desde una computadora o dispositivo móvil. Para obtener más detalles, diríjase a la sección "Aprobación previa al viaje" de Preguntas frecuentes sobre Planificación y cambio de viajes.

Viajes en tren en Canadá:  Ahora hay viajes en tren disponibles en Canadá a través del servicio VIARail.  Consulte Seleccionar y revisar un viaje en tren para más detalles.

Vuelos: Agregamos más aeropuertos internacionales de acceso directo de Southwest. (Para saber cómo buscar vuelos, consulte Búsqueda de un vuelo.)

Hoteles: Ahora puede ver más tipos de habitación en una variedad de establecimientos y cadenas de hotel. Cuando busca hoteles, los hoteles disponibles aparecen primero; los hoteles agotados se ordenan al final de la página. La política de cancelación de habitaciones de hotel aparece de forma destacada en la página Resultados de búsqueda de hoteles. Para obtener más información sobre la búsqueda de hoteles, consulte Búsqueda de un hotel.

Alquiler de automóviles: Ahora puede buscar y reservar automóviles de alquiler a través de Silvercar, que ahora aparece en la lista de agencias de alquiler de automóviles. (Para aprender a buscar automóviles de alquiler, consulte la sección Búsqueda de un automóvil de alquiler).

Servicio del automóvil: La entrada del calendario para la reserva de servicio del automóvil ahora incluye el número de teléfono del proveedor del servicio para solicitar asistencia. Es posible que el calendario de su teléfono móvil ofrezca la opción de pulsar un número de teléfono para realizar la llamada. (Para aprender a reservar el servicio del automóvil, consulte la sección Reservación y agregado de servicio de automóviles).

Pagos e itinerarios: Puede ingresar una tarjeta de pago de un solo uso para cualquier servicio de viajes sin guardar la tarjeta (consulte Compra del viaje para obtener detalles sobre la compra). También mejoramos las funciones de cambio y cancelación de viajes para que los administradores puedan controlar de forma más explícita las modificaciones en las transacciones originadas fuera del sistema. (Para obtener información sobre cómo cambiar o cancelar un viaje, consulte Cambio o cancelación de un viaje reservado.)

Gasto

Establecer el tipo de gasto automáticamente con tarjetas corporativas: Para simplificar la creación de informes de gastos, el menú desplegable Tipo para las transacciones con tarjetas corporativas Visa, MasterCard o American Express le mostrará datos ingresados previamente según el tipo de gasto que se utilizó con anterioridad para este tipo de transacciones. Usted puede ignorar este tipo de gasto predeterminado y elegir uno diferente desde el menú desplegable. Para acceder a instrucciones, diríjase a Agregado y edición de elementos a un informe de gastos.

Dividir asignación de costo para una partida: Ahora puede dividir la asignación para una partida por el importe (en moneda) o por el porcentaje a más de un segmento de costo. Por ejemplo, si organizó una comida de negocios para varios departamentos, puede dividir el costo de esa comida para asignar costos a cada departamento. Consulte Asignar un costo a un elemento informe de gastos para más detalles.

Agregar un aprobador delegado: Como aprobador, usted puede configurar uno o más delegados que puedan aprobar informes de gastos en su nombre. Por ejemplo, si usted es un gerente que está por salir de vacaciones, podría asignar a su asistente administrativo como aprobador delegado para que apruebe informes hasta que usted regrese. Consulte Información personal y corporativa en su perfil para más detalles.

Imprimir recibos con informes de gastos: Ahora puede imprimir un PDF de un informe de gastos que incluya todos los recibidos del informe. Consulte Impresión o eliminación de informes de gastos para más detalles.

Rastreo de participantes: Ahora puede buscar y seleccionar participantes de libretas de direcciones globales o de la empresa a fin de incluirlos para comidas y otros tipos de gastos, y calcular automáticamente el monto por participante. Para obtener detalles sobre cómo crear o editar elementos y utilizar el campo Participantes, consulte Agregado y edición de elementos a un informe de gastos. Los administradores pueden configurar libretas de direcciones globales y de la empresa en todo el sitio, cargar contactos en libretas de direcciones de la empresa y activar el rastreo de participantes para tipos de gastos; consulte Configuración de libretas de direcciones de la empresa.

Anticipos: Ahora puede ingresar un anticipo de efectivo y la fecha del anticipo cuando crea un informe de gastos (para obtener más información sobre cómo crear informes de gastos, consulte Creación de un informe de gastos). Como administrador, puede habilitar o deshabilitar la función de anticipos (para obtener detalles, consulte Configuración de anticipos en efectivo).

Asignación de costos: Como administrador, ahora puede cargar valores de segmentos para la asignación de costos en informes de gastos. Los administradores también pueden especificar si los segmentos de asignación de costos se deben mostrar en el encabezado del informe de gastos (para aplicarse a todo el informe) o en cada elemento (para aplicarse a un elemento del informe). Para obtener detalles, consulte Configuración de la asignación de costos.

Rastreo de millas: Ahora hay disponibles tipos adicionales de gastos de millas para que los administradores puedan definir reglas para diferentes tarifas de millas (por ejemplo, tarifas para motocicletas y camiones). Para obtener detalles, consulte Configuración de los tipos de gasto.

Designar aprobadores para asignaciones de costos: Como Administrador de gastos, usted puede designar aprobadores para la asignación de costos, como por ejemplo, proyectos. De hacerlo, cada informe de gastos enviado que haga referencia a la asignación de costos deberá ser autorizado por el aprobador de asignaciones de costos y también por el aprobador del remitente. Diríjase a la sección "Designar aprobadores para asignaciones de costos" dentro de Configuración de la asignación de costos para obtener más información.

Vincular un campo de perfil con un segmento de costos: Como Administrador de gastos, usted puede escoger el campo de perfil, como ser Departamento o Centro de costos, para vincularlo con un segmento de costos. Los remitentes de informes de gastos visualizarán este segmento de costos de forma predeterminada al crear informes de gastos. Diríjase a la sección "Agregar o editar un segmento de costos" dentro de Configuración de la asignación de costos para obtener más información.

Generar informes de gastos y agregar una exportación por lotes personalizada: Los administradores del sitio que tengan acceso al Panel de asociados pueden generar informes para monitorear y evaluar los gastos, y también integrar un archivo de exportación personalizado al flujo de exportación de archivos Lote de pagadores de gastos. Inicie sesión en el Panel de asociados y haga clic en el enlace de Ayuda para acceder a la pestaña Informes y para obtener instrucciones sobre cómo ingresar un caso de soporte para que integre una exportación por lotes personalizada.

Plataforma

Calendario: La integración mejorada del calendario de Google brinda acceso a las funciones más nuevas del calendario de Google. Si su calendario de Google y sus planes de viaje no están sincronizados, puede insertar los próximos planes de viaje en el calendario después de reservar un viaje. Para obtener detalles, consulte Configuración del calendario.

Ayuda: El enlace Ayuda ahora brinda una guía completa para el usuario con videos instructivos. Consulte la página de inicio de Ayuda.